Heb jij een dichtgetimmerde agenda?

Kijk voor de grap eens naar jouw agenda van volgende week: ren jij straks van afspraak naar afspraak? Dikke kans dat je regelmatig de ene afspraak naadloos laat aansluiten op de andere, zonder ook maar één kwartiertje speling tussendoor. Ergens best bijzonder hoe wij als volwassenen geneigd zijn te geloven dat wij ons met de snelheid van het licht kunnen verplaatsen. Maar dat terzijde 🙂

Soms kan het even niet anders: Jantje, Pietje en Klaasje kunnen alleen op respectievelijk maandag 9 uur, 10 uur en 11 uur. Dikke pech voor jou, je moet je er maar naar schikken. Of toch niet?

Een dag zonder loze kwartiertjes is uiteindelijk weinig effectief

Het is inderdaad pech voor jou, maar ook voor de mensen met wie je een afspraak hebt. Je brein kan zich namelijk gemiddeld één uur tot anderhalf uur achtereen goed concentreren, daarna is er ontspanning nodig.

Ontspan je niet tussendoor, dan verlies je scherpte en energie. Dat is niet handig voor jou, maar ook best vervelend voor Klaasje die om 11 uur nog een uurtje met jou zijn casus wil bespreken. Wedden dat jij dan met je hoofd al bij het boodschappenlijstje van vanavond zit, of bloemetjes zit te tekenen op je aantekeningen velletje?

Je geheugen leunt op loze kwartiertjes

Daarnaast zal je merken dat je te weinig tijd hebt om overzicht te creëren in de gemaakte afspraken en om alle informatie goed te verwerken. We vertrouwen te vaak onterecht op ons geheugen: alsof wij uren of zelfs dagen later in staat zijn om alle informatie weer probleemloos op te rakelen. Vergeet het maar. Ons geheugen is namelijk ontzettend feilbaar.

Onbewust maken we er een zooitje van: we verdraaien en vergeten de feiten. Dit omdat ons geheugen lijdt onder stemmingswisselingen, slaaptekort, overprikkeling en gevoelig is voor verhalen van anderen. Voor wat betreft dit laatste had de natuurkundige Freeman Dyson ooit een mooie uitspraak: “The problem is not so much that I forget things; the problem is that I remember things that never happened.”

Mijn advies

... is heel simpel: kort je afspraken in met een kwartier.

Wat in een uur besproken kan worden, kan vaak ook wel in drie kwartier. Wil je een afspraak sneller afronden? Tover deze dan om in een telefonisch overleg (in een uur telefoneren heeft bijna niemand zin) of stel voor om staand te vergaderen. De tijdswinst die je hiermee boekt kan je mooi gebruiken om…

… je hoofd leeg te schrijven: schrijf alle gemaakte afspraken direct na de meeting op in je agenda. Dan kun je ze makkelijker loslaten!
… even niets te doen. Je brein zal je dankbaar zijn!
… eens na te denken over wat er precies allemaal gezegd is in de meeting. Kom je – nu je wat meer rust in je hoofd hebt – tot nieuwe inzichten?

Succes met het bijeensprokkelen van jouw gouden kwartiertjes!

Plaatje van E-book In No Time Minder WerkstressMeer weten over werkdrukhantering, timemanagement, DISC en werkorganisatie? Kijk dan eens op www.optiworkadvies.nl en download het gratis E-book In No Time Minder Werkstress

It's only fair to share...Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin