Optiwork heeft de privacy van haar deelnemers hoog in het vaandel staan. De volgende zaken worden in acht genomen:

  • Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen
  • Indien betrokkene klant wordt bij Optiwork, worden minimaal de volgende persoonsgegevens verzameld: naam, adres organisatie, naam opdrachtgever, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer opdrachtgever. Daarnaast beschikt Optiwork over een aantal vragenlijsten, die al dan niet ingezet worden tijdens een traject met Optiwork. Deze vragenlijsten gaan onder andere over timemanagement, drijfveren, persoonlijkheidseigenschappen, et cetera. Betrokkene geeft nadrukkelijk toestemming voor de inzet en analyse van deze vragenlijsten
  • Eventuele individuele rapportages en uitslagen van vragenlijsten worden maximaal 2 maanden na afronding van de training of coaching bewaard. De ervaring leert dat dit het maximale termijn is waarop deelnemers nog terugkomen op deze documenten
  • Adviesrapporten betreffende teamvraagstukken worden maximaal 1 jaar bewaard, versleuteld met een uniek wachtwoord. De ervaring leert dat dit het maximale termijn is waarop deelnemers nog terugkomen op deze documenten
  • Gegegevens die noodzakelijk zijn voor de belastingverplichting worden maximaal 7 jaar bewaard
  • Optiwork maakt eens per maand back ups op een harde schijf, welke versleuteld is met een uniek wachtwoord
  • Optiwork houdt bij haar nieuwsbrieven bij welke e-mailadressen de nieuwsbrief openen en welke links worden aangeklikt. Dit vanuit commercieel belang: Optiwork kan op basis van deze gegevens haar nieuwsbrief items aanpassen aan de doelgroep
  • Na het invullen van het contactformulier wordt er schriftelijk of telefonisch contact opgenomen met de aanvrager. De afgegeven gegevens worden alleen gebruikt voor tot stand komen van het eerste contact. Een eventueel e-mailadres wordt niet toegevoegd aan de e-maillijst betreffende de nieuwsbrief of webinar aankondigingen
  • Optiwork slaat alleen haar E-books op in de cloud (OneDrive). Optiwork verwijst hiervoor naar de standaard verwerkersovereenkomst die Google (automatisch heeft) met al haar partners
  • De ICT faciliteiten van Optiwork zijn beveiligd met een moeilijk te achterhalen wachtwoord
  • In een offerte staat vermeld dat bij akkoord, zowel de aanvrager als deelnemer (wanneer dit niet dezelfde persoon betreft) worden toegevoegd aan de e-maillijst voor de nieuwsbrief en webinaraankondigingen (zie verderop voor de frequentie hiervan)
  • Geen enkele informatie wordt met derden gedeeld, tenzij er sprake is van nadrukkelijke toestemming van betrokkenen, het delen noodzakelijk is voor het kunnen uitvoeren van de opdracht of wanneer het delen van informatie noodzakelijk is om aan de wettelijke eisen te voldoen
  • Optiwork bewaart alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om aan haar wettelijke verplichting te voldoen
  • Optiwork verwerkt geen bijzondere gegevens als godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging en strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag
  • E-mailadressen die worden achtergelaten door deelname aan webinars of het downloaden van E-books van Optiwork worden gebruikt voor het versturen van de 4-wekelijkse / maandelijkse nieuwsbrief en het doen van aankondigingen van nieuwe webinars (circa 1-2x per maand). De e-mailadressen worden geenszins aan derden doorgespeeld. Het gerechtvaardigd belang hierbij is het commerciële belang van Optiwork (marketingactiviteiten)
  • Bij aanmelding voor de wekelijkse tip van Optiwork worden de e-mailadressen niet toegevoegd aan de e-maillijst voor de nieuwsbrief en de webinars. Men ontvangt dus enkel de wekelijkse tip per mail
  • Deelnemer heeft ten alle tijden recht op inzage, aanpassing of vernietiging van de documenten. Hiertoe dient de klant een verzoek in bij Optiwork, die binnen 72 uur wordt toegekend
  • Optiwork heeft een SSL certificaat voor haar website www.optiworkadvies.nl
  • Optiwork maakt gebruik van Google Analytics. Hiervoor is een verwerkersovereenkomst afgesloten. Optiwork heeft de volgende opties van Google uitgevinkt: anonieme benchmark mogelijk maken en delen van informatie met marketingspecialisten en verkoopspecialisten van Google. Google heeft de contactgegevens van Optiwork, zodat bij een eventuele datalek er direct contact opgenomen kan worden met Optiwork
  • Afmelding voor de e-maillijst kan heel eenvoudig via de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief
  • Indien deelnemer van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich richten tot Optiwork zelf, of tot de Autoriteit Persoonsgegevens
  • Bij een onverhoopte datalek neemt Optiwork binnen 72 uur contact op met een cyberexpert om de aard en de oorzaak van het datalek vast te stellen en om tot een gericht actieplan te komen, welke direct uitgevoerd wordt. Wanneer er sprake is van ernstige gevolgen voor de betrokkenen, neemt Optiwork direct contact op met Autoriteit Persoonsgegevens en met de betrokkenen zelf
  • Optiwork schat de kans op een datalek niet zo groot in. Allereerst is de waarde van de data waarmee Optiwork werkt niet zo groot. De gegevens zijn grotendeels op het internet te achterhalen (klantgegevens bijvoorbeeld, noodzakelijk voor de administratieve verplichtingen) en de persoonlijke informatie waarmee Optiwork werkt kan de betrokkene zelf weinig schade berokkenen

Partijen waarmee Optiwork samenwerkt en met wie Optiwork een verwerkersovereenkomst heeft:

  • Webinargeek – webinarplatform (voor maken en houden van webinars)
  • Google Analytics – cookies voor inzichtelijk maken surfverkeer op www.optiworkadvies.nl
  • Convident – onderhoud website, ondersteuning website gerelateerde vragen, back up content, database en settings, updaten CMS software, updaten plugins www.optiworkadvies.nl
  • Q4 Profiles / Synques – voor genereren DISC analyses
  • MailChimp – voor nieuwsbrieven en aankondigingen webinars
  • Versio – webhost www.optiworkadvies.nl

Boekhouder is Gerke Hoogeveen van GHZ administraties.

Daarnaast is Optiwork coöperatiepartner van Master of Workflow. Master of Workflow heeft haar eigen privacy reglement en verwerkersregister opgesteld.