In mijn werk als timemanagement specialist en business organizer krijg ik dagelijks agenda’s in alle soorten onder mijn ogen. Volle agenda’s, bonte agenda’s, lege agenda’s, stuurloze agenda’s… you name it and I’ve seen it.
Wel afspraken, geen voorbereidingstijd
Wat mij opvalt is dat bij 75% van de mensen die ik begeleid voorbereidingstijd ontbreekt in de agenda. Voorbereidingstijd voor bila’s, cursussen, projectvergaderingen, et cetera. Heb jij het druk en loop je regelmatig achter de feiten aan? Dan biedt het inplannen van voorbereidingstijd een gigantische kans voor je om meer in control te komen. Ik zet de voordelen voor je op een rijtje:
Efficiënt vergaderen, impression management en effectief beïnvloeden
- Een vergadering verloopt stukken efficiënter als de aanwezigen zich voorbereiden. Niemand die meer ingepraat hoeft te worden of afdwaalt omdat de clou gemist wordt. Je kunt straight to the point komen, zonder omhaal
- Je maakt een stevigere indruk als professional als je goed voorbereid naar een afspraak komt. Inhoudelijk sta je namelijk een stuk sterker en je hoeft minder energie te besteden aan het proberen te verwerken van allerlei nieuwe informatie
- Door vooraf alvast goed na te denken over je beïnvloedingstechnieken, vergroot je de kans dat je het invloed kan uitoefenen op het eindresultaat van de meeting. Het valt mij op dat veel mensen zich vooral concentreren op de inhoud van de boodschap (‘ik weet al waar het over gaat en ga gewoon zeggen dat ik het er niet mee eens ben, om die en die reden’), minder op het proces of op de relatie. Wie heb je tegenover je? Waar is die persoon of zijn die personen gevoelig voor? Welke tegenargumenten verwacht je en hoe kun je die tackelen? Wat zijn handige vervolgstappen?
Antwoord op je vragen, minder nawerk, duidelijkheid in agenda
- Je kunt zelf veel meer uit je afspraak halen, wat je effectiviteit ten goede komt. Heb je je aangemeld voor een cursus? Plan dan vooraf een momentje in waarin je gaat nadenken over wat je precies wilt leren tijdens deze cursus en welke specifieke vragen je hebt. Zo vergroot je de kans dat je er daadwerkelijk iets van opsteekt!
- Een goede voorbereiding voorkomt veel nawerk. Door een betere focus vooraf voorkom je dat je naderhand druk bezig gaat met de verkeerde dingen (‘als ik dat had geweten…’)
- Het geeft duidelijkheid in je agenda. Door voorbereidingstijd zichtbaar te maken middels agendablokken, zie je pas echt hoeveel tijd je feitelijk nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Het gaat niet alleen om de face to face afspraken, nee: ook de voorbereidingstijd voor die afspraken is onderdeel van je werk. Zet je die niet in je agenda, dan is de kans groot dat je door de tijd wordt ingehaald: voor je het weet is het zover en zit je onvoorbereid aan tafel. Of loop je het risico dat je dag wordt volgepland door anderen…
Nog niet overtuigd? Probeer het maar eens een paar weekjes uit en ervaar het verschil. Ik hoor graag je ervaringen!
Ik ontvang graag jouw reactie op deze blog