Werk met vlag en wimpel, maar houd het simpel

Een gevleugelde uitspraak van Van Kooten en De Bie, al heb ik stiekem het eerste woord ‘Leef’ veranderd in ‘Werk’. In mijn werk als business organizer en timemanagementspecialist heb ik vaak te maken met medewerkers die bij voorkeur alles voor 110% willen doen en tegelijk… stilstaan. Dit omdat zij niet meer weten waar te beginnen en dus geen keuze maken (alhoewel het niet nemen van een keuze feitelijk ook een keuze is).

Gevolg: de mailbox stroomt vol, de to do lijst wordt langer en langer en de stapels papier op het bureau hopen zich op. Het behoeft geen verdere uitleg wat dit betekent voor de samenwerking met anderen, het behalen van deadlines en wat het doet met het zelfbeeld. Hoe komen zij weer in de actiemodus?

Tja, simpel is het simpel houden niet

Keep it simple is mijn motto, daar daag ik mijn cursisten op uit. We denken al snel veel te moeilijk, waardoor de boel onoverzichtelijk wordt. En juist een helder overzicht is zo belangrijk om eventuele vervolgstappen te kunnen bepalen.

Maar uiteraard weet ook ik als geen ander: het is makkelijk om dingen ingewikkeld te maken en moeilijk om dingen te versimpelen. Hoe houden we het dan simpel voor onszelf?

Houd het bij het zetten van slechts 1 stap vooruit

De sleutel tot succes in deze is: definieer stap 1. De grap is namelijk dat er altijd een stap 1 is, hoe ingewikkeld een project ook is of hoe erg je archiefkast ook uitpuilt van documentatiemateriaal. Denk laagdrempelig: wat moet eerst? Soms hoeft dit niet eens een erg inhoudelijke stap te zijn, ik vraag niet om in projectmanagementtermen te denken. Soms is het zo simpel als: ‘collega X bellen om een overleg in te plannen over onderwerp Y’ of: ‘ik begin met de bovenste plank en maak drie stapeltjes: bewaren, weggooien en delegeren’.

Gebruik je voorstellingsvermogen

Ter motivatie helpt het enorm om het einddoel van stap 1 en de weg ernaartoe te visualiseren. Wat heb je nodig voor de eerste stap? Hoe kun je het jezelf zo makkelijk mogelijk maken om deze eerste stap te zetten en wanneer ben je succesvol? Hierbij geldt: hoe concreter, hoe beter. Dit geeft je richting en zorgt voor een succeservaring zodra de klus geklaard is.

Voorkom dat je hopeloos verdwaalt

Er is natuurlijk niets mis met strategisch denken, anticiperen op de toekomst en in meerdere stappen vooruit denken. Dit wordt echter contraproductief wanneer het zorgt voor stilstand.

Wanneer je het al drukker hebt dan je feitelijk aankunt en je gaat te veel overzien en overstijgen kan je werkveld in één groot labyrint veranderen. In dat geval is de ‘definieer stap 1’ methode het meest effectief.

Ook een weg van 1000 mijl begint met één eerste stap – Laozi

Het voelt misschien wel even onwennig, alleen de eerste stap voor ogen houden, zeker voor mensen die graag ‘in control’ zijn. Durf er echter op te vertrouwen dat na stap 1 de volgende stappen vaak vanzelf duidelijk worden, dat er radartjes in je brein in gang worden gezet die jou tot creatieve oplossingen aanzetten. What are you waiting for? Take the first step!

Ik ontvang graag jouw reactie op deze blog