Timemanagement = verantwoord uitstellen

Snuif snuif, wat ruik ik voor iets vies?

Er hangt soms een vies luchtje aan timemanagement. Bij timemanagement denken we vaak aan ‘meer doen in minder tijd’. Gevolg is dat je uiteindelijk nóg meer gaat doen, waardoor je weer een timemanagementcursus nodig hebt. Een vicieuze cirkel, toch?

Timemanagement gaat wat mij betreft hand in hand met geoorloofd uitstellen. Wat? Ja, echt waar: je mag UITSTELLEN. Nog zo’n woord waar een vies luchtje aan hangt.

Bij uitstellen denken we al snel aan je verantwoordelijkheden ontlopen, de zaken op hun beloop laten tot ze ontploffen, lanterfanterij. Maar an sich is er niets mis met uitstellen. Als je het maar verantwoord doet. En daar helpt timemanagement je dan weer bij!

Hoe gaat dit in zijn werk?

Stel dat ‘verzoek X’ krijgt van je collega. Je bent net right in the middle of something, maar je kon het niet over je hart verkrijgen om die smekende collega aan je bureau weg te sturen. De collega is flink in de stress: ‘het moet nu en het is belangrijk’. En hup: het aapje is al op je schouder gesprongen voordat je boe of bah kon zeggen. Daar gáát je dagplanning.

Maar dan komen jouw timemanagement vaardigheden om de hoek zetten.

Je vraagt je ineens zomaar een paar dingen af:

• Moet ik hier eigenlijk überhaupt iets mee? Misschien hoef ik niet eens uit te stellen, is afstel op zijn plaats!
• Kijkend naar mijn eigen doelstellingen, opdracht en planning, hoe belangrijk en urgent vind ik het zelf?
• Wat bedoelde die collega met ‘urgent’? Welke deadline had hij in zijn hoofd? Is volgende week ook oké, of moet het vandaag? En waarom dan precies?
• Waarom zei ik eigenlijk direct ja? Ik had er toch ook even later op kunnen terugkomen? Misschien kan ik hem dit alsnog mededelen…

En vervolgens zet je de taak in je agenda. Of doe je de taak meteen, maar stel je om die reden een andere taak weloverwogen uit. En zo ruikt uitstellen ineens een stuk frisser.

Timemanagement voorkomt dat je alles meteen doet

Timemanagement zorgt voor een reality check: moet het écht nu? Of kan ik het ook doen op een moment dat voor mij uitkomt? Het zal je verbazen hoe vaak je onnodig veel druk bij jezelf legt, omdat je denkt dat dit moet. Ons brein werkt ook niet echt mee: we worden met een shot dopamine beloond als we korte termijn taakjes doen, zijn gevoelig voor het behoud van een goede relatie met anderen (willen anderen hierdoor niet graag teleurstellen) én we laten graag concrete taken voorgaan op de meer abstracte, lange termijn taken.

Blijf jezelf vragen stellen

Met een goede verwachtingsmanagement naar collega’s of klanten toe, goed doorvragen én scherp blijven op wat voor jou haalbaar is kun je eindeloos veel lucht voor jezelf creëren. Het hoeft niet allemaal stante pede. Nee, ook niet als jouw collega smekend aan je bureau staat. Blijf kritisch en scherp op de taken die op jou afkomen en stel uit waar mogelijk!

Ik ontvang graag jouw reactie op deze blog