Een tijdje terug heb ik een manager begeleid in het fysiek organiseren van zijn werkplek. Nooit eerder heb ik iemand  letterlijk zo gebukt zien gaan onder een overvloed van informatie. Zijn laptoptas puilde uit van ‘stukken die ik écht nog een keer ga lezen’. Deze manager had de gewoonte continu allerlei stukken uit te printen die ‘mogelijk interessant zouden kunnen zijn’ voor zijn werk. Maar misschien ook niet. De tas was inmiddels loodzwaar en kon niet meer opgetild worden. Helaas voor de beste man had de laptoptas wieltjes, waardoor er geen directe urgentie was om kritisch te kijken naar de overtollige ballast.

Negeren van informatie het medicijn voor overprikkeling

Ik ben ervan overtuigd dat tegenwoordig het succes van ons functioneren, maar ook ons welbevinden sterk afhangt van of wij in staat zijn informatie te NEGEREN.

Informatie verspreiden en ophalen is nog nooit zo gemakkelijk geweest. Je wordt continu verleid tot het absorberen van allerlei informatie, nuttig of niet. Je hoeft je laptop maar open te zetten en de informatie stroomt binnen, via allerlei kanalen. En laten we ook niet vergeten dat wij elkaar graag bestoken met een overvloed aan e-mailtjes en printjes.

Overvloed aan informatie veroorzaakt gebrek aan focus

Teveel informatie versnippert onze aandacht en maakt ons onrustig. Keuzes maken vinden we sowieso al lastig, en al helemaal als er gewoonweg teveel op ons afkomt. We overzien en overstijgen het geheel niet meer en vluchten daardoor in uitstelgedrag, of we maken de verkeerde keuzes. Onze focus vertroebelt. Daarnaast krijgen wij er vaak fysiek last van. Misschien niet zo letterlijk als de manager in de inleiding, maar een volle inbox en grote stapels papier gaan aan je knagen. Je hersenen raken door teveel informatie overprikkeld, wat een zekere mate van onrust met zich meebrengt. Stressgevoelens misschien wel.

Bezint en onderneem direct actie

We doen er goed aan om elke dag minimaal 1 bezinningsmoment te hebben: wat zijn nou écht mijn kernactiviteiten en welke informatie draagt hieraan bij? Verbind hier ook direct een actie aan: Het antwoord op deze vraag bepaalt welke informatie je toelaat en welke je negeert.

Misschien moet je je afmelden voor bepaalde nieuwsbrieven, misschien moet je tegen een collega zeggen dat je niet meer in de CC hoeft over project Y en misschien moet je regels aanmaken in Outlook (automatisch doorverwijzen naar map Y? afzenders markeren als ongewenste mail?). Andersom: misschien mis je juist essentiële informatie, waardoor je niet op gang komt bij die ene klus. Ga dan op zoek naar een eenvoudige manier om aan deze informatie te komen.

Baas over eigen inbox

Je bent zelf de baas over je eigen informatiestromen, écht waar. Jij bepaalt zelf welke informatie nuttig is voor je. Je kunt niet overal van op de hoogte zijn, je kunt niet alles lezen. Richt je op je kerntaken en organiseer je informatiestromen hieromheen. Dat lucht op!

Ik ontvang graag jouw reactie op deze blog

Gratis E-book Werken zonder Werkstress

Meld je aan voor het gratis E-book ‘Werken zonder Werkstress’ en ontvang tweewekelijks webinaraankondigingen, tips en ervaringen op het gebied van werkorganisatie, timemanagement en werkenergie!

© Optiwork - Organizing & Advies - 2020
Webontwikkeling door Convident