Waarom je inbox geen to do list is

Ben jij iemand die belangrijke mailtjes ‘waar je nog wat mee moet’ een rood vlaggetje geeft? Of stuur je ze opnieuw naar jezelf? Zet je ze op ongelezen? Geef je ze een kleurcategorie? En krijg je de kriebels van de delete knop? Sounds familiair?

Je bent niet de enige. Sterker nog: het valt mij als business organizer en timemanagement expert op dat bijna iedereen wel een variant heeft op bovenstaande. Mijn advies: houd je inbox schoon van to do’s. Dat geeft overzicht en rust.

Rust? Overzicht? Uit het oog is uit het vizier toch?

Niets is minder waar. Toegegeven: als je huidige inboxsysteem voor jou het summum is, dan heeft het verder lezen van deze blog geen zin. Maar, stay focused als jij wel wat hulp kunt gebruiken bij jouw e-mailbeheer.

Waarom is een inbox geen to do lijst?

Een lange lijst aan e-mails in je inbox…

• … is weinig overzichtelijk. De kans is groot dat je naar beneden moet scrollen om je volgende to do mailtje te vinden, tussen alle ‘niet-zo-belangrijk-maar-ach-ik-bewaar-ze-toch-maar’ -mailtjes
• … maakt onnodig onrustig. Een lange lijst impliceert veel werk, terwijl dit misschien reuze meevalt. Hoeveel tijd kost de afhandeling van al die mailtjes nu écht? Geen idee… Je ziet alleen dat alle e-mails evenveel ruimte in beslag nemen in jouw inbox
• … is onhandig, want nu moet je meerdere systemen raadplegen om inzicht te krijgen in jouw workload. Je inbox is feitelijk een to do lijst naast jouw werkagenda. Gedoe!

Zijn mappen de oplossing?

Maar ja, wat dan te doen met die e-mails? Slepen naar mappen misschien? Dit laatste vind ik persoonlijk geen goed idee. Je maakt dan wederom extra to do lijstjes, die je naast je agenda moet raadplegen. En je moet er iedere keer aan denken om die mappen te bekijken (en op te schonen!). Zeker ten tijde van drukte zal dit erbij inschieten. Wat is wijsheid?

Agenda en e-mail zijn buddy’s voor het leven

Simpel: koppel je e-mails aan je agenda. Hier zijn meerdere manieren voor, waarvan ik er eentje nader toelicht. Allereerst: schat in wanneer je de e-mail moet afhandelen en hoeveel tijd dit kost. Maak een agenda-afspraak aan en kopieer vervolgens het mailtje naar deze agenda-afspraak. Een beetje context erbij (een goede onderwerpregel en wellicht wat notities voor jezelf over dingen die je niet moet vergeten tijdens de afhandeling) doet wonderen. En: vergeet vooral niet het mailtje in je inbox te verwijderen of naar een archiefmap te verslepen. Klaar is Kees!

Wees gerust: het mailtje komt vanzelf langs in je agenda op het moment dat dit relevant is. En doordat je er een tijdstip en verwerkingstijd aan verbonden hebt, maak je lekker concreet wat dit mailtje voor impact op jouw werkdag heeft.

Wil jij een overzichtelijke inbox? Begin dan vandaag nog met het legen van je inbox… door je agenda te vullen!

Ik ontvang graag jouw reactie op deze blog