Het lijkt zo mooi: een kantoortuin. Het ‘ontschotten’ van de werkplekken draagt ogenschijnlijk bij aan een goede samenwerking met collega’s. Informatieoverdracht vindt sneller plaats als wij elkaar goed kunnen zien en horen.  En: uit onderzoek is gebleken dat wij iemand aardiger vinden naarmate wij hem of haar vaker zien*. Handig, want een goede klik met collega’s draagt bij aan de creativiteit en productiviteit van een team. Het kost een werkgever vaak ook minder geld. Er wordt immers bespaard op muren en deuren en vaak kunnen er meer medewerkers in één ruimte worden geplaatst. Eind goed, al goed… toch?

Bij complex werk is een kantoortuin niet slim

Ik ben desalniettemin sceptisch over het fenomeen kantoortuin. Voor routinematige, vrij eenvoudige werkzaamheden hebben we niet al te veel concentratie nodig en hoeft een kantoortuin de productiviteit niet in de weg te staan. Echter: wanneer het gaat om werkzaamheden die veel van onze hersencapaciteit vragen, durf ik te voorspellen dat een kantoortuin ons functioneren niet ten goede komt.

Ik ontvang graag jouw reactie op deze blog

Al die extra aandacht en afwegingen kosten veel hersencapaciteit

Kijkend naar de werking van onze hersenen, is goed te begrijpen waarom wij ons vaak minder goed kunnen concentreren in een omgeving met veel prikkels. Van oudsher zijn onze hersenen erop gericht om veranderingen in onze omgeving te registreren. Immers: we moeten weten of er mogelijk gevaar voor ons dreigt. Wandelende collega’s, telefoontjes, laptops die open- of dichtgeklapt worden: we nemen alles (on)bewust waar. De aandachtsfilter in onze hersenen draait overuren in een kantoortuin, wat de nodige energie kost.

Daarnaast moeten wij continu beslissen of wij ons laten meeslepen door een verandering in onze omgeving of niet. ‘Wil ik dit gesprek even volgen?’ ‘Zal ik tegen die collega zeggen dat zijn telefoon twee keer is afgegaan?’ ‘Zal ik vragen of het wat zachter kan daar?’ Allemaal zaken waar de persoon in kwestie een besluit over moet nemen, en beslissen (ongeacht hoe groot de beslissing is!) kost energie en dus hersencapaciteit. Neuronen zijn nu eenmaal levende cellen met een metabolisme, zij hebben zuurstof en glucose nodig. Als ze hard gewerkt hebben, voelen wij ons uitgeput.

Jongleren met aandacht

Door een kantoortuin worden wij bovendien continu verleid tot multitasken: half luisteren of kijken, half werken. Multitasken blijkt de aanmaak van cortisol en adrenaline te bevorderen: hierdoor kunnen je hersenen overprikkeld raken en wordt je denkwerk haastig. Nieuwe informatie verwerken terwijl je aan het multitasken bent zorgt er bovendien voor dat deze nieuwe informatie naar het verkeerde hersengebied gaat.

Zeg, wat kost dat eigenlijk, zo’n kantoortuin?

Het duurt bij een complexe taak gemiddeld 20 minuten voordat wij na een verstoring weer op ons oude concentratieniveau zitten. We zouden voor de grap eens kunnen turven hoe vaak we ons per maand gemiddeld laten storen in een open kantoorruimte, afgezet tegen het aantal verstoringen in een gesloten kantoorruimte. Doe het verschil maal een zeer conservatieve 10 minuten en maal de arbeidskosten en we hebben een aardig idee wat een kantoortuin zoal ‘kost’ aan verloren arbeidsuren.

Wegen deze kosten op tegen de baten? Misschien toch meer bloembakken en schuttingen aanbrengen in dit prijzige tuintje?

 

*Bron: Magie van de Klik – Brafman

Gratis 'Checklist Te Drukke Teams' met 60 drukteveroorzakers

Meld je hier aan voor de gratis ‘Checklist Te Drukke Teams’ en ontvang tweewekelijks webinaraankondigingen, tips en ervaringen op het gebied van werkorganisatie, timemanagement en werkenergie! 

© Optiwork - Organizing & Advies - 2020
Webontwikkeling door Convident