We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: een praktisch lege agenda die zich in een mum van tijd vulde met allerlei to do’s. Dit kan zowel privé als zakelijk het geval geweest zijn. Of denk eens aan die opbergkast die op miraculeuze wijze vol raakte. Hoe kan het toch dat lege ruimtes zich zo makkelijk laten vullen?

Door niets te doen gebeurt er wel degelijk iets

Binnen business organizing is dit een bekend fenomeen. Zowel lege (opberg)ruimtes als lege agenda’s vullen zich automatisch. Daar hoef je eigenlijk weinig voor te doen!

Op het gebied van timemanagement geldt: maak je zelf géén of te weinig keuzes, dan maken anderen die voor je (‘hij heeft nog ruimte in zijn agenda, het kan zo te zien best”). Ook ga je vaak inefficiënt werken: je besteedt teveel tijd aan taken omdat je geen deadlines hebt gesteld, of je doet allerlei dingen tegelijk omdat je geen focus hebt aangebracht.

Voor je het weet heb je het ontzettend druk, maar waarmee eigenlijk? Houd je je nog wel bezig met hetgeen jij zelf belangrijk vindt?

Voor fysieke ruimtes geldt feitelijk hetzelfde: opbergruimtes liggen vol met uitgestelde keuzes. ‘Nu nog even niet, want het kan in de toekomst nog van belang zijn’- dat idee. En dan gaat ineens die fysieke ruimte jou alsnog tijd en soms ook geld kosten. Nieuwe opbergsystemen moeten worden aangeschaft omdat de oude te vol zitten, de boel moet worden afgestoft of zelfs verplaatst omdat je nergens bij kunt, enzovoort.

Verantwoordelijkheid nemen is de sleutel tot succes

Het geheim achter het goed organiseren van je tijd en ruimte is verantwoordelijkheid durven nemen en daarmee keuzes durven maken.

Voel je je verantwoordelijk voor een juiste indeling van bijvoorbeeld je werkagenda en neem je het heft in eigen handen, dan zal je zien dat je juist rust en ruimte creëert. Rust doordat je weet wat je moet doen en wilt doen (voor wat betreft dit laatste: kijk goed of je je werkzaamheden kunt aansluiten bij je persoonlijke drijfveren!). Ruimte doordat je door het overzicht en hiermee inzicht zult opmerken dat er best wat tijd verloren gaat aan dingen die er niet zo toe doen. Door keuzes te maken kun je deze ‘zinloze’ tijd omzetten in ‘productieve’ tijd, of in tijd die op een later moment extra productiviteit oplevert, zoals beweging of ontspanning.

Het pad naar de hel is geplaveid met goede voornemens

Een ander niet te onderschatten succesfactor is doorzettingsvermogen. Goede voornemens blijven goede voornemens als wij deze niet vast weten te houden bij een beetje tegenslag. En vergeet ook niet hulp te vragen aan je omgeving wanneer het allemaal even niet zo lukt. Uit onderzoek (Psychologie Magazine, november 2014) blijkt dat mensen het juist prettig vinden als anderen hen om hulp vragen.

Houd de regie in eigen hand

Vullen ruimtes en agenda’s zich vanzelf? Niet helemaal, er zijn menselijke handelingen voor nodig. Als je zelf geen keuzes maakt echter en je je goede voornemens snel laat varen, zal je zien dat je de regie kwijtraakt en het gevoel zal ontstaan dat een ander er met jouw tijd en ruimte vandoor gaat. De volgende uitspraak vind ik er in dit kader eentje om te onthouden: “Tijd is het muntstuk van je leven. Alleen jij maakt uit hoe je dit uitgeeft. Let erop dat anderen het niet voor jou uitgeven”*!

*Carl Sandburg

 

Ik ontvang graag jouw reactie op deze blog

Gratis 'Checklist Te Drukke Teams' met 60 drukteveroorzakers

Meld je hier aan voor de gratis ‘Checklist Te Drukke Teams’ en ontvang tweewekelijks webinaraankondigingen, tips en ervaringen op het gebied van werkorganisatie, timemanagement en werkenergie! 

© Optiwork - Organizing & Advies - 2020
Webontwikkeling door Convident