Voorkom kansloze vergadering met 4 woordjes

Aangehaakt of Sjaak Afhaak?

Herken je dit? Bij de ene vergadering val je half in slaap, zo sááááááái vind je het. Het thema vind je zeker nuttig en interessant, maar de manier waarop er met elkaar vergaderd wordt… *Snurk*. Bij de andere vergadering zit je juist op het puntje van je stoel en kan je niet wachten om de koppen weer bij elkaar te steken. Wat een energie, wat een flow! Je kan lezen en schrijven met dat team.

It’s in the eye of the beholder…

We zijn geneigd om te denken dat onze interpretatie van een situatie de keiharde waarheid weerspiegelt. Onze observaties en gevoelens zijn op feiten gebaseerd… Toch? Niets is minder waar. Een collega in datzelfde slaapverwekkende overleg was op dat moment misschien wel helemaal in zijn element. ’s Avonds aan de keukentafel raakte hij niet uitgepraat over de fantastische sfeer en de geweldige breakthroughs. Hoe kan het toch dat onze interpretaties zo ver uiteen lopen?

Los van opvoeding, lichamelijke en geestelijke gezondheid (als je bijvoorbeeld moe bent, ben je eerder geneigd conservatief naar de dingen te kijken) en eerdere ervaringen, ben je als persoon ook heel gevoelig voor de volgorde waarin met elkaar gecommuniceerd wordt. Let maar eens op bij jouw eerstvolgende overleg. De nuance zit hem in de simpele woordjes WAT, WIE, HOE of WAAROM.

We zijn temperamentvolle wezens

Ieder mens heeft bepaalde temperamenten in zich. De een is meer taakgericht, dan anders juist een typisch ‘mensen-mens’ (als taakgericht mens vind je dit laatste waarschijnlijk nogal een jeukwoord). Ook variëren wij in onze manier van uiten. Indirect gedrag kenmerkt zich door bedachtzaamheid, behoefte aan zekerheid en een hoog concentratieniveau. Meestal komen deze mensen rustig en beheerst over. Aan de andere kant van het spectrum bevinden zich de mensen die direct zijn in hun gedrag: de meer expressieve, extraverte mensen die vaak prikkels van buitenaf nodig hebben om in actie te komen en genoegen nemen met minder informatie om op gang te komen.

Iedereen zit ergens op het spectrum van deze vier temperamenten. Wij hebben alle stijlen in huis: de situatie bepaalt echter of wij in onze voorkeursstijl schieten of niet.

WAT, WIE, HOE, WAAROM (EN WANNEER)

Nu even terug naar het overleg. Hoe kan je ervoor zorgen dat iedereen aangehaakt blijft? Zorg dat er antwoorden komen op de volgende vragen:

• WAT –  Wat moet er gebeuren (richting)?
• WIE – Wie gaat het doen?
• HOE – Hoe gaan we de taken uitvoeren (instructie)?
• WAAROM – Wat is de reden dat wij dit doen?

Idealiter weet je wat voor vlees je in de kuip hebt, wie welk temperament heeft. Deze informatie is enorm waardevol, wil je zaken gedaan krijgen van je team. De volgorde van de woordjes maakt namelijk ook uit. Heb je veel consciëntieuze (een taakgerichte, indirecte stijl) in je team? Dan is het effectief om met de WAAROM vraag te beginnen.

Vergeet de timemanagement lovers niet

Oh ja, als timemanagement expert vind ik het superfijn als in een vergadering ook de WANNEER vraag beantwoord wordt ?

Meer weten over DISC?

Wil je meer weten over de meerwaarde van DISC Persoonlijke Stijl voor individuen en teams? Kijk dan eens op mijn website naar de mogelijkheden!

Ik ontvang graag jouw reactie op deze blog