Hoe help je een vergadering vakkundig om zeep? – De 5 vergaderkillers

Wat roept ‘vergaderen’ bij je op?

Als ik het woord ‘vergadering’ tegen je zeg, wat roept dit fysiek en mentaal bij je op? Gaan je ogen stralen, voel je de energie door je aderen stromen, staat je lichaam spontaan in de activatiestand? Merk je bij jezelf dat je reikhalzend uitkijkt naar het vergadermoment en niet kan wachten om deze voor te bereiden? Vast niet.

Mijn diagnose: je hebt door de jaren heen een vergadertrauma opgelopen. Een trauma dat ervoor zorgt dat je al jeuk krijgt bij het woord alleen al. Wat zijn absolute vergaderkillers?

WVTTK

Brrrr… Als iedereen al mentaal bezig is te vertrekken en zich voorbereidt op de volgende vergadering, komt ineens die vergaarbak aan uitspraken, ideeën en nieuwe onderwerpen om de hoek zetten. Niemand luistert echt, niemand wil hier nog écht op ingaan.

Wat te doen? Gewoon geen WVTTK. Simpel.

Vergaderen uit gewoonte

Vaak merk ik dat mijn cursisten niet eens meer weten waarom een bepaalde vergadering in hun agenda staat. “Dit is historisch zo ontstaan.” Niets mis mee, totdat je merkt dat die ene vergadering geen waarde meer toevoegt, voor niemand niet.

Wat te doen? Durf de vergadering af te blazen, Outlook heeft hier niet voor niets een knop voor. Of vraag de deelnemers vooraf het doel van de vergadering te mailen. Als hier geen of juist zeer uiteenlopende antwoorden op komen, is dit een teken aan de wand. Annuleren maar.

Te lange vergaderingen

Uit diverse onderzoeken is gebleken dat onze hersenen zich gemiddeld een uur tot anderhalf uur diep kunnen concentreren, daarna moeten ze even ‘afkoelen’. Vergaderingen van 2-3 uur hebben om die reden weinig zin en zorgen voor een enorme energiedip. Dit laatste heeft een zorgwekkend na-effect: vaarwel productiviteit!

Wat te doen? Plan de vergaderingen strak in, bij voorkeur maximaal 45 minuten tot een uur. Wedden dat de besluitvorming ineens een stuk sneller gaat? Manage deze strakke tijd met een timekeeper. En zorg voor tijd tussen vergaderingen in, zodat men in staat is op tijd te komen en naderhand een adempauze kan inlassen. Niemand verplaatst zich met de snelheid van het licht.

Te laat komers belonen

Heb respect voor de op tijdkomers en begin dus gewoon op tijd. Niets is meer demotiverend dan keurig op tijd zijn en vervolgens je tijd te verdoen aan wachten op… degenen die de vergadering én jouw tijd blijkbaar niet op waarde inschatten.

Wat te doen? Verbind consequenties aan te laat komen, of beloon juist op tijd komen. Trakteren klinkt schools, maar uit ervaring weet ik dat het werkt!

Geen duidelijke rolverdeling of agenda

Gedeelde verantwoordelijkheid werkt slecht bij ons mensen. We zijn sociaal, maar ergens ook weer niet… Als er geen duidelijkheid is over wie verantwoordelijk is voor de agenda, de tijd en het managen van het besluitvormingsproces, dan schiet een vergadering waarschijnlijk alle kanten op.

Wat te doen? Onderzoek wat een ieders kwaliteit is en probeer deze zo goed mogelijk in een vergaderrol te beleggen. En: wissel weer van rol als het gewenste effect uitblijft. Geen rol is in beton gegoten.

Begrijp me niet verkeerd: een vergadering kan ontzettend nuttig zijn, mits goed opgezet. Lukt het niet om een bepaalde vergadering goed op te tuigen? Wees niet bevreesd en annuleer die vergadering gewoon. Niemand mist er wat aan. Wil je toch vooruit? Ga alvast zelf op zoek naar oplossingen en leg contact met diegenen die je daarbij kunnen helpen! Succes!

Ik ontvang graag jouw reactie op deze blog

Gratis 'Checklist Te Drukke Teams' met 60 drukteveroorzakers

Meld je hier aan voor de gratis ‘Checklist Te Drukke Teams’ en ontvang tweewekelijks webinaraankondigingen, tips en ervaringen op het gebied van werkorganisatie, timemanagement en werkenergie! 

© Optiwork - Organizing & Advies - 2020
Webontwikkeling door Convident