“Mijn 1-op-1 afspraken lopen altijd uit…” verzucht één van mijn collega’s. “Elke keer als ik een individuele afspraak heb, word ik ingehaald door de tijd en moet ik rennen voor mijn volgende afspraak. Ik wil hier graag verandering in aanbrengen, maar weet niet hoe.”

Met ons intervisiegroepje van organizers buigen wij ons over haar vraagstuk. Stiekem herkennen we het allemaal wel een beetje. Immers: niets is complexer dan de menselijke interactie, dus het afkappen daarvan is een hele uitdaging. Emoties, aannames, persoonlijke valkuilen, communicatiestijlen… zelfs de tafelschikking en de temperatuur in de kamer hebben invloed op hoe wij ons gesprek voeren. En voor je het weet besteed je veel meer tijd aan een gesprek dan redelijkerwijs gewenst is.

Wat te doen? Vanuit ons organizing vakgebied kwamen wij uit op een aantal concrete tips, die ik graag met je deel.

De 6 supertips: voortaan stop jij op tijd!

  1. Bereid je vooraf goed voor. Stel een soort agenda vast met een grove inschatting hoeveel tijd nodig is per thema. Anticipeer alvast op het te verwachten commentaar of de voorspelbare vragen van de ander. Zorg dat je goed ingelezen bent op hetgeen besproken wordt
  2. Wat zijn jouw overtuigingen? Bijvoorbeeld: “De klant is pas tevreden als we tijdens dit overleg alles besproken hebben” of: “Het maakt een berekende, onbeschofte of ongeïnteresseerde indruk als ik het gesprek stipt afkap.” Overtuigingen kunnen het beste omgebogen worden door letterlijk te ervaren wat de effecten zijn van ander gedrag. Wat gebeurt er als je toch op het afgesproken moment stopt? Reageert de klant zoals je vreesde, of toonde hij begrip? Ervaring is de beste leermeester!
  3. Doe aan verwachtingsmanagement vooraf en tijdens het gesprek. Wees duidelijk hoeveel tijd er beschikbaar is en maak afspraken over wat er gebeurt als de tijd overschreden dreigt te worden. Een nieuwe afspraak? Doorbetaald uitlopen? Bij uitzondering doorgaan? De ander kan deelgenoot van de juiste invulling van de tijd worden met vragen als “Wat wil je, gegeven de nog beschikbare tijd van XXX minuten nog bespreken?”
  4. Zorg voor een stok achter de deur. Verlies je je snel in een gesprek? Zet een wekker of zorg dat je aansluitend een andere afspraak hebt
  5. Plan realistisch. Heb je met een breedsprakige gesprekspartner te maken? Staat de agenda erg vol? Dan is het handiger om vooraf met elkaar een afwijkende gesprekstijd af te spreken
  6. Reken eens uit wat uitlopen jou ‘kost’. ‘Tijd is het muntstuk van je leven’ aldus Carl Sandburg. Tijd is je meest waardevolle bezit. Geef je dat zomaar weg? In economische sferen: wat is jouw uurtarief en wat kun je niet meer doen die dag, omdat je uitgelopen bent? Let wel: een puur zakelijke benadering van tijd is zeker niet de norm. Maar als je structureel uitloopt en hier hinder van ondervindt, dan kan denken in termen van waarde jou wellicht nét even dat duwtje in de rug geven om jou tijd beter te bewaken

Maar: wil je het écht?

Deze tips vallen of staan bij het antwoord op de volgende vraag: ‘wil je écht verandering aanbrengen in je situatie?’ Pas dan kan je in beweging komen.

Aanvullende tips zijn welkom!

Ik ontvang graag jouw reactie op deze blog

Gratis E-book Werken zonder Werkstress

Meld je aan voor het gratis E-book ‘Werken zonder Werkstress’ en ontvang tweewekelijks webinaraankondigingen, tips en ervaringen op het gebied van werkorganisatie, timemanagement en werkenergie!

© Optiwork - Organizing & Advies - 2020
Webontwikkeling door Convident